Yêu cầu:

Tốt nghiệp Đại học trở lên các ngành Quản lý giáo dục, Quản trị hành chính, Luật, Ngoại ngữ, Công nghệ thông tin… Có kinh nghiệm 3 năm ở vị trí tương đương, nắm vững Nghiệp vụ Thư ký văn phòng, Luật giáo dục đại học và các văn bản liên quan.

Mô tả công việc:

  • Các công tác hỗ trợ  Trưởng khoa/Viện/Trung tâm, điều phối chương trình đào tạo;
  • Phối hợp các đơn vị liên quan trong công tác sinh viên;
  • Tổng hợp các báo cáo, thống kê, tổng kết đề nghị, soạn thảo văn bản, lưu chuyển công văn;
  • Nghiệp vụ thư ký văn phòng, hành chính, văn thư lưu trữ… 
  • Tổng hợp dự trù kinh phí văn phòng, trang thiết bị, thực hiện thủ tục tạm ứng, thanh toán…

Các công tác hành chính

  • Tổng hợp kế hoạch công tác tuần của Khoa; sắp xếp và theo dõi các cuộc họp của lãnh đạo Khoa;
  • Soạn thảo các văn bản của Khoa; lưu, chuyển công văn;
  • Tổng hợp dự trù kinh phí văn phòng phẩm; quản lý trang thiết bị, văn phòng phẩm; thực hiện thủ tục tạm ứng, thanh toán cho những hoạt động của khoa khi có yêu cầu;
  • Tổng hợp các báo cáo, thống kê, tổng kết đề nghị cung cấp, thay thế, sửa chữa trang thiết bị cho Khoa;
  • Tổng hợp thông tin của Khoa/ Ngành theo đề nghị của Trưởng khoa để gửi tới các đơn vị yêu cầu;
  • Chuẩn bị phòng, trang thiết bị cho các buổi họp, hội thảo, chuyên đề;
  • Liên hệ, trao đổi với giảng viên những công việc có liên quan hoặc được yêu cầu;
  • Thực hiện các nhiệm vụ khác theo sự phân công và điều động của Trưởng khoa.

Các công tác hỗ trợ Trưởng bộ môn, Điều phối chương trình

  • Tiếp nhận, xử lý và lưu trữ đề thi, bài thi, phiếu điểm, phối hợp công việc giữa khoa, các phòng ban và giảng viên;
  • Hỗ trợ quy trình ký hợp đồng thỉnh giảng;
  • Tiếp nhận, theo dõi việc giải quyết và thống kê kết quả giải quyết đơn, thư, khiếu nại của sinh viên, phụ huynh;
  • Chuẩn bị thông tin về xét khen thưởng tốt nghiệp, lập danh sách đề nghị khen thưởng để trình lãnh đạo khoa duyệt;
  • Phối hợp với các đơn vị liên quan trong trong công tác thực tập, việc làm của sinh viên;
  • Thực hiện các nhiệm vụ khác theo sự phân công của Trưởng đơn vị.